عاشق کارم هستم اما فشار زیادی را تحمل می‌کنم. همیشه این احساس را دارم که زمان کافی برای انجام دادن همه کارهای مورد نیاز وجود ندارد. به هر تماسی که پاسخ می‌دهم، ۳ تماس دیگر را از دست می‌دهم! لطفا کمکم کنید!
اتاقی را تصور کنید که پر از افراد حرفه‌ای فعال در کسب‌وکارهای خدماتی است. از آنها می‌پرسند: «دوست داشتید در هر روز زمان بیشتری داشتید و چند ساعت به روز شما اضافه می‌شد؟» باور کنید که همه آنها دست خود را بالا می‌آوردند و زمان بیشتری طلب می‌کردند. در این میان، شما مرا در آن اتاق به سادگی تشخیص می‌دادید؛ چرا که در وسط جمع ایستاده بودم و با هیجان هر ۲ دستم را تکان می‌دادم که زمان بیشتری دریافت کنم. در این موضوع شکی نیست که اداره کردن یک کسب‌وکار خدماتی و به‌ویژه یک کسب‌وکار خدماتی خلاقانه نیازمند صرف زمان و انرژی بسیار است و همواره موارد پیش‌بینی نشده‌ای هم خود را نشان می‌دهند. با این حال، اعتقاد راسخ دارم که کنترل ما بر زمانمان بیش از آن چیزی است که تصور می‌کنیم. تنها باید به دقت نحوه کار خود را زیر نظر بگیریم و اشتباهات خود را پیدا کنیم. همیشه راهی برای بهینه کردن زمان صرف شده وجود دارد. برای این کار هم پیشنهادهایی دارم که با توجه به آنها می‌توانیم زندگی حرفه‌ای خود را اندکی از جوش و خروش بیش از حد نجات دهیم.
۱٫ سازماندهی کنید
شاید اساسی‌ترین مساله‌ای که در مدیریت زمان با آن مواجه هستیم، سازماندهی ناکافی امور باشد. نگاهی به عقب بیندازید و ببینید فهرست کارهایتان را چگونه انجام می‌دهید. آیا زمان زیادی را در یک حوزه مشخص تلف می‌کنید؟ آیا می‌توانید روشی برای انجام کارهایتان طراحی کنید که زمان تلف شده شما کاهش یابد؟ زمانی که من کار نوشتن وبلاگم را شروع کردم، هر روز جلوی صفحه خالی مانیتور خود می‌نشستم و شروع به فکر کردن می‌کردم. ابتدا باید ایده‌ای برای نوشتن می‌یافتم و زمان زیادی در این بین تلف می‌شد. گاهی شروع کردن به نوشتن بسیار طول می‌کشید و احساس می‌کردم که با این وقت تلف کردن دارم عمرم را هدر می‌دهم. اکنون همیشه یک دفترچه با خودم دارم و هر وقت ایده‌ای به ذهنم می‌رسد، آن را یادداشت می‌کنم. به همین دلیل وقتی که برای وبلاگ‌نویسی پشت میز خود می‌نشینم، ایده‌های بسیاری در دفترچه خود دارم که می‌توانم درباره آنها بنویسم
۲٫ تمرین کنید که مصمم باشید
بی‌برنامگی می‌تواند زمان زیادی را از شما بگیرد، با این حال، مردد بودن در تصمیم‌گیری از آن هم بدتر است. اگر نتوانیم تصمیم بگیریم، عمل هم نخواهیم کرد و در این صورت همه کارها روی هم جمع می‌شود تا پایان یک پروژه فرا برسد؛ زمانی که انجام آنها بسیار پیچیده‌تر و پرهزینه‌تر می‌شود. فرض کنید که من درباره استفاده از ۲ تامین‌کننده مختلف مردد هستم؛ ۲ فردی که باید برای پیشبرد پروژه خود از آنها کمک بگیرم. با این حال، هر دوی آنها به نظر برابر می‌رسند و هیچ‌کدام مزیت خاصی بر دیگری ندارد چون در این مورد نتیجه‌ای قطعی وجود ندارد، نمی‌توانم تصمیم بگیرم که کدام یک را انتخاب کنم و تصمیم‌گیری را به تعویق می‌اندازم و زمان را از دست می‌دهم. حتی ممکن است نگرانی و اضطراب از انتخاب گزینه اشتباه، تمرکز ذهنی مرا بر هم بریزد. دفعه بعد که شما هم در چنین موقعیتی قرار گرفتید، تلاش کنید که یک بار به‌طور کامل، ۲ گزینه خود را بررسی کرده و تصمیم بگیرید؛ قرار نیست که همواره آنها را با هم مقایسه کنید. یک گزینه را انتخاب کنید و به مسیر خود ادامه دهید؛ گزینه‌ای که جوابگوی نیاز شما باشد ولی لزوما «بهترین» گزینه نیست. به یاد داشته باشید که هزینه‌های اقدام نکردن بسیار بیشتر از انتخاب گزینه ضعیف‌تر است. حتی اگر چنین احساسی ندارید، خود را متقاعد کنید.
۳٫ کار کمتری انجام دهید یا یک نفر را استخدام کنید
گاهی به این دلیل اسیر استرس و فشار کاری زیاد می‌شویم که مسوولیت‌هایی بیش از حد توانمان را قبول می‌کنیم. افراد کارآفرین و توانمند ممکن است تصور کنند که فقط خودشان قدرت و صلاحیت انجام درست کارها را دارند. با این عقیده باید مقابله کرد. به دیگران هم می‌توان اعتماد کرد. اگر کارهایتان را سازماندهی کرده‌اید و در تصمیم‌گیری‌ها هم قاطعانه عمل می‌کنید، ولی باز هم زیر فشار زیاد کاری هستید، باید شیوه رفتار خود را عوض کنید. در این صورت یا باید پروژه‌های کمتری را قبول کنید یا فردی را برای کمک به‌کار بگیرید. این افراد کمکی می‌توانند موقتی یا دائمی باشند و این موضوع بستگی به نیازها و شرایط مالی شما دارد. گاهی انجام تمام کارها توسط خودتان، واقع‌گرایانه نیست. استخدام و به‌کارگیری یک نفر می‌تواند به شما کمک کند که بر فعالیت‌هایی تمرکز کنید که وجه تمایز کار شما است و در این صورت بیش از پیش کسب‌وکار شما شکوفا خواهد شد. لازم به ذکر است که چنین کاری موجب می‌شود که زمان بیشتری برای خواب و رسیدگی به زندگی شخصی خود هم داشته باشید. کسب‌وکارهای خدماتی و خلاقانه، خودشان به اندازه کافی استرس‌زا هستند. نیازی نیست که با اصرار بر انجام تمام کارها به صورت انفرادی، این وضعیت را بدتر کنیم.
بهترین سلاح برای مقابله با استرس، توانایی در انتخاب یک فکر و ایده در مقابل فکر دیگر است.
ویلیام جیمز